Saiba como a contabilidade pode otimizar processos, reduzir custos e proporcionar uma gestão financeira mais eficiente e transparente.
Introdução
Certamente a contabilidade é um pilar fundamental para o sucesso das empresas, independentemente do seu porte. Porém, para as pequenas e médias empresas (PMEs), a contabilidade online surge como uma solução inovadora, capaz de trazer inúmeras vantagens e simplificar a gestão financeira.
De acordo com dados recentes, o cenário empreendedor no Brasil tem se mostrado promissor, com um expressivo número de novas empresas abertas no primeiro quadrimestre de 2023, totalizando 1,3 milhão de empreendimentos. Nesse contexto, é fundamental que as PMEs adotem práticas contábeis modernas e eficientes para se destacarem em meio a uma concorrência cada vez mais acirrada.
Neste artigo, exploraremos as principais vantagens da contabilidade online para PMEs, destacando como essa abordagem pode contribuir para o crescimento sustentável dos negócios e uma maior competitividade no mercado atual.
Sumário:
- Introdução
- O que é contabilidade online?
- Contabilidade online X presencial
- A Importância da Contabilidade para Pequenas Empresas
- Como fazer a contabilidade de pequenas empresas?
- Vantagens da contabilidade online
- Comunicação na contabilidade das pequenas empresas
- Preciso mesmo de um contador na minha pequena empresa?
- Conclusão
O que é contabilidade online?
A contabilidade online é uma abordagem moderna e inovadora que utiliza tecnologia e recursos digitais para realizar os serviços contábeis de forma remota e automatizada. Diferente do modelo tradicional de contabilidade, em que as empresas precisam manter um escritório físico e interagir presencialmente com o contador, a contabilidade online permite que todas as atividades contábeis sejam realizadas de forma virtual, por meio de plataformas e softwares específicos.
Por isso, nesse formato, os documentos e informações financeiras da empresa são armazenados de maneira digital e acessados de qualquer lugar, facilitando a comunicação entre o empresário e o contador, que podem interagir por meio de aplicativos, e-mails, chats e videochamadas. Além disso, a contabilidade online utiliza sistemas automatizados para realizar tarefas rotineiras, como lançamentos contábeis, conciliações bancárias, emissão de relatórios e declarações fiscais.
Contabilidade ONLINE X Presencial
A contabilidade online e a contabilidade presencial são duas abordagens distintas para a gestão das atividades contábeis de uma empresa. Vamos analisar as principais diferenças entre elas:
Contabilidade Online
Veja abaixo alguns pontos que diferenciam a contabilidade online da presencial:
Acesso Remoto: A principal característica da contabilidade online é a possibilidade de realizar todos os processos contábeis de forma remota, por meio de plataformas e sistemas digitais. Não há a necessidade de encontros presenciais frequentes com o contador, uma vez que a comunicação é feita por meios eletrônicos, como e-mails, chats e videochamadas.
Agilidade e Praticidade: Com a contabilidade online, é possível acessar e atualizar informações em tempo real, facilitando a tomada de decisões rápidas e eficientes. Como resultado os processos são realizados de maneira mais ágil, o que contribui para a otimização da gestão financeira da empresa.
Redução de Custos: A contabilidade online geralmente apresenta um custo menor para as empresas, pois dispensa a necessidade de manter um escritório físico ou contratar funcionários exclusivos para cuidar das atividades contábeis. Portanto, os planos e pacotes são mais flexíveis, permitindo escolher a opção mais adequada ao porte e necessidades da empresa.
Acesso a uma Equipe Especializada: Ao optar pela contabilidade online, a empresa conta com uma equipe de contadores e especialistas disponíveis para prestar suporte e orientação em questões contábeis e fiscais. Como resultado proporciona maior segurança e conhecimento atualizado sobre as regulamentações vigentes.
Contabilidade Presencial
Ainda utilizada por boa parte das empresas, veja alguns pontos sobre a contabilidade presencial:
Atendimento Presencial: Na contabilidade presencial, os encontros físicos com o contador são comuns, sendo necessário que o empresário ou representante da empresa se desloque até o escritório contábil para tratar de questões e entregar documentos.
Comunicação Direta: A comunicação na contabilidade presencial ocorre pessoalmente, o que pode proporcionar maior proximidade entre o contador e o empresário. Portanto, a possibilidade de diálogo face a face pode ser vantajosa para alguns empreendedores que preferem esse tipo de interação.
Trabalho em Local Físico: No modelo presencial, o contador realiza grande parte do trabalho em um escritório físico, com arquivos físicos e sistemas locais, o que pode demandar mais tempo para realizar os processos contábeis.
Menor Flexibilidade de Horários: O atendimento presencial pode estar restrito a horários comerciais específicos, o que pode ser menos conveniente para empresas que necessitam de suporte fora do horário padrão.
Em suma, a escolha entre contabilidade online e presencial depende das necessidades e preferências de cada empresa. Ambas as abordagens têm suas vantagens e desvantagens, e é importante avaliar qual se encaixa melhor ao perfil da empresa, considerando a agilidade, praticidade, custos, acesso à equipe especializada e preferências de comunicação do empresário.
A Importância da Contabilidade para Pequenas Empresas
A contabilidade desempenha um papel crucial para as pequenas empresas, proporcionando uma visão clara e objetiva de suas finanças. Ao manter registros financeiros precisos e atualizados, a contabilidade permite que os empreendedores tenham uma compreensão profunda do desempenho financeiro do negócio, identificando oportunidades de crescimento, analisando a viabilidade de investimentos e tomando decisões estratégicas embasadas em dados concretos.
Além disso, a contabilidade também é fundamental para cumprir obrigações fiscais e trabalhistas, evitando problemas legais e garantindo a sustentabilidade do empreendimento no longo prazo.
Como fazer a contabilidade de pequenas empresas?
É essencial para manter a organização financeira, cumprir obrigações legais e tomar decisões estratégicas com base em informações precisas. Por isso, veja a seguir um guia básico de como fazer a contabilidade para pequenas empresas:
Organização de documentos:
O primeiro passo é organizar todos os documentos financeiros da empresa, como notas fiscais, recibos, extratos bancários, comprovantes de pagamentos e recebimentos, entre outros.
Escolha do regime tributário:
A empresa deve definir o regime tributário mais adequado para o seu perfil, que pode ser Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Essa escolha influenciará o cálculo e pagamento dos impostos.
Plano de contas:
Crie um plano de contas específico para a empresa, com categorias que representem todas as movimentações financeiras e contábeis do negócio.
Lançamentos contábeis:
Faça os lançamentos contábeis de todas as transações financeiras no plano de contas, registrando as movimentações de receitas, despesas, compras, vendas, entre outros.
Controle do fluxo de caixa:
Mantenha um controle rigoroso do fluxo de caixa da empresa, registrando todas as entradas e saídas de dinheiro para ter uma visão clara da saúde financeira do negócio.
Conciliação bancária:
Realize a conciliação bancária regularmente para verificar se os lançamentos contábeis estão de acordo com os registros do extrato bancário.
Emissão de relatórios:
Elabore relatórios financeiros periódicos, como balanço patrimonial, demonstração de resultados, entre outros, para analisar a situação econômica da empresa.
Controle de estoque:
Se a empresa trabalha com produtos físicos, é importante ter um controle de estoque adequado para evitar perdas e garantir uma gestão eficiente dos produtos.
Obrigações fiscais e trabalhistas:
Cumpra todas as obrigações fiscais e trabalhistas, como pagamento de impostos, envio de declarações e registros de funcionários, para evitar problemas legais.
Automatização e tecnologia:
Utilize sistemas de gestão e softwares contábeis para automatizar processos e facilitar o controle financeiro e contábil da empresa.
Acompanhamento profissional:
Para garantir a correta execução da contabilidade, é recomendado contar com o suporte de um profissional contábil ou um escritório de contabilidade especializado em pequenas empresas.
Lembrando que cada empresa pode ter particularidades em sua contabilidade, por isso é importante adequar essas etapas de acordo com as necessidades e características do negócio. A contabilidade é uma ferramenta poderosa para auxiliar as pequenas empresas a crescerem de forma sustentável e alcançarem seus objetivos financeiros.
Vantagens da contabilidade Online para pequenas empresas
A contabilidade online oferece vantagens significativas para as empresas, impulsionando o sucesso e crescimento especialmente para as pequenas e médias empresas (PMEs). Abaixo, detalharemos cada uma dessas vantagens:
Agilidade e Praticidade
A possibilidade de acessar informações financeiras em tempo real, sem a necessidade de deslocamentos físicos, torna a contabilidade online uma ferramenta ágil e prática para os empresários. Por exemplo, com apenas alguns cliques, é possível verificar a situação financeira da empresa, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.
Redução de Custos
A contabilidade online elimina a necessidade de manter um escritório físico para a equipe contábil, reduzindo custos com aluguel e infraestrutura. Além disso, ao optar por um serviço online, a empresa pode escolher planos e pacotes adequados às suas necessidades, evitando gastos desnecessários.
Acesso a uma Equipe Especializada
Ao contratar um serviço de contabilidade online, as empresas têm acesso a uma equipe de contadores e especialistas atualizados com as regulamentações contábeis e fiscais vigentes. Essa expertise auxilia nas obrigações legais e no planejamento financeiro, proporcionando maior segurança e tranquilidade aos gestores.
Segurança e Transparência
As plataformas digitais utilizadas na contabilidade online são projetadas para garantir a segurança das informações financeiras das empresas. Além disso, o acesso controlado aos dados aumenta a transparência, permitindo que os gestores acompanhem a situação contábil de forma clara e confiável.
Facilidade na Comunicação
A contabilidade online possibilita uma comunicação ágil e direta entre a empresa e a equipe contábil. Através de chats, e-mails e videochamadas, os empresários podem esclarecer dúvidas, fornecer informações e acompanhar o trabalho da contabilidade, sem burocracias.
Conformidade com Obrigações Legais e Fiscais
A contabilidade online auxilia as empresas a cumprirem suas obrigações legais e fiscais de forma precisa e dentro dos prazos estabelecidos. Isso evita problemas com órgãos governamentais e potenciais autuações e multas.
Maior Competitividade
Com informações financeiras atualizadas e relatórios contábeis precisos, as empresas têm embasamento para tomar decisões estratégicas mais assertivas. Isso permite o planejamento de ações competitivas e a identificação de oportunidades de crescimento no mercado.
Em resumo, a contabilidade online se apresenta como uma solução moderna e eficiente para as empresas, proporcionando benefícios como agilidade, redução de custos, maior segurança e acesso a uma equipe especializada. Ao adotar essa abordagem, as PMEs podem se destacar no mercado, assegurar o cumprimento de suas obrigações legais e ter uma gestão financeira sólida e transparente para o crescimento sustentável do negócio.
Comunicação na Contabilidade online das Pequenas Empresas
A comunicação eficiente é essencial para o sucesso da contabilidade das pequenas empresas. Por isso, manter um canal de comunicação ágil e transparente com o contador é fundamental para garantir que todas as informações contábeis e financeiras sejam devidamente compartilhadas e compreendidas. Por meio de uma comunicação clara, tanto a empresa quanto o contador podem trabalhar em conjunto para tomar decisões estratégicas, cumprir obrigações legais, e otimizar os processos contábeis.
A DropDesk é uma ferramenta que se destaca ao promover uma comunicação eficiente entre pequenas empresas e seus contadores. Com seu sistema de atendimento e troca de mensagens, a plataforma permite que os empreendedores enviem informações e documentos relevantes de forma rápida e segura. Além disso, a DropDesk possibilita a criação de chamados e o acompanhamento do andamento das solicitações, garantindo que nenhuma demanda contábil seja esquecida ou negligenciada.
Preciso mesmo de um contador na minha pequena empresa?
Sim, a contratação de um contador para sua pequena empresa é altamente recomendada e pode ser considerada uma decisão estratégica para o sucesso do negócio. O contador desempenha um papel fundamental na gestão financeira e contábil da empresa, garantindo que todas as questões legais e fiscais estejam em conformidade e proporcionando uma base sólida para tomadas de decisão estratégicas. Além disso, ele oferece um suporte especializado que permite otimizar processos, reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência das operações.
Ter um contador é essencial para garantir que sua empresa esteja em dia com todas as obrigações legais e fiscais, evitando problemas com órgãos governamentais e reduzindo o risco de autuações e multas.
Conclusão
A importância da contabilidade para pequenas empresas é reforçar o papel estratégico que essa área desempenha no sucesso e crescimento sustentável dos negócios. Por isso, ao longo deste artigo, destacamos as inúmeras vantagens que a contabilidade proporciona, desde o acesso simplificado a informações financeiras até o cumprimento das obrigações legais e fiscais, passando pela otimização de processos, redução de custos operacionais, maior segurança nos dados contábeis, acesso a uma equipe especializada, agilidade na tomada de decisões, facilidade na comunicação com o contador e a possibilidade de escalabilidade e flexibilidade.
Em resumo, a contabilidade é muito mais do que um simples cumprimento de obrigações burocráticas. Ela se torna uma valiosa aliada para os gestores, fornecendo informações estratégicas e embasadas para a tomada de decisões, permitindo uma visão abrangente e precisa do desempenho financeiro do negócio.
As vantagens da contabilidade online para pequenas e médias empresas